REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN  UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“ SANTIAGO MARIÑO ”

EXTENSIÓN MARACAY

INVENTARIOS

Autores: Alice Sánchez

Bárbara Achram

Génesis Albarrán

Génesis Cañizalez

José Guarenas

Docente de la asignatura: Ing. Elvis Franco

Maracay , noviembre de 2018

Inventario

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y suben samblajes que forman parte de un proceso de manufactura.

Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados).

Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.

También se le denomina hacer el inventario a la acción de comprobar que los números que se encuentran a los libros de contabilidad coinciden de forma exacta con la realidad de la empresa. Este examen se realiza a través del registro documental de todos los bienes de la empresa adquiridos con el objetivo de realizar una futura venta hechos de forma concreta y precisa. Poseer un control organizado sobre los diferentes tipos de productos que posee la empresa y las materias primas que le permiten seguir fabricando es imprescindible para poder gestionar de forma correcta una organización.

Tipos

a.    Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

b.    Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

c.    Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Existe un tipo de inventario complementario, según su forma, que no es comúnmente citado en la literatura:

a.                Inventario de Suministros de Fábrica. Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). Adicionalmente, en las empresas comerciales se tiene:

a.                Inventario de Mercancías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Clasificación de inventarios según su función

a.                Inventario de seguridad o de reserva, es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.

b.                Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea.

c.                Inventario en tránsito, está constituido por materiales que avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido pero no se han recibido todavía.

d.    Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades inmediatas de la empresa.

e.    Inventario de previsión o estacional se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de demanda alta. Con frecuencia, este se acumula cuando la demanda es estacional.

Clasificación de inventarios desde el punto de vista logístico

a.                En ductos: estos son los inventarios en tránsito entre los niveles del canal de suministros. Los inventarios de trabajo en proceso, en las operaciones de manufactura, pueden considerarse como inventario en ductos.

b.    Existencias para especulación: las materias primas, como cobre, oro y plata se compran tanto para especular con el precio como para satisfacer los requerimientos de la operación y cuando los inventarios se establecen con anticipación a las ventas estacionales o de temporada.

c.    Existencias de naturaleza regular o cíclica: estos son los inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio durante el tiempo entre reaprovisionamientos sucesivos.

d.    Existencias de seguridad: el inventario que puede crearse como protección contra la variabilidad en la demanda de existencias y el tiempo total de reaprovisionamiento.

e.    Existencias obsoletas, muertas o perdidas: cuando se mantiene por mucho tiempo, se deteriora, caduca, se pierde o es robado.

Otras clases de inventarios

En el siguiente vídeo presentación, del Profesor Francisco de la Peña de la Universidad a Distancia de Madrid, se presentan tres modelos de clasificación de los inventarios:

1. En función de la fase del proceso productivo en que se encuentre 

2. en función de la fuente de la demanda

3. en función de su utilización monetaria anual (Modelo ABC).

Procedimientos para realizar un inventario

1. Acondicionar y organizar el espacio donde se ubicarán los artículos:

Puede ser un armario vacío, una oficina pequeña o una bodega.

a.    Identificar los ítem a inventariar

b.    Asegúrate de que el espacio que elijas esté limpio, seco y bien iluminado.

c.    Asegúrate de que haya espacio y estantería suficiente para colocar el inventario.

d.    Protege el inventario al cerrar la puerta con llave al final del día.

2. Definir y desarrollar el sistema o formato de almacenamiento

Los sistemas de inventarios pueden variar desde uno muy simple hasta uno elaborado.

a.        Organizar las existencias importantes al frente para que se pueda acceder fácilmente a ellas.

b.    Si los artículos del inventario son los mismos, almacenarlos juntos. Por ejemplo, si se almacena una variedad de cartuchos de impresora, guardarse en un solo estante y organizarlos por marca y por número de modelo.

c.    Etiquetar cada estante, contenedor y caja haciendo que los artículos del inventario sean fáciles de encontrar.

3. Determinar el método de control de inventario que mejor funcione

Existe una serie de alternativas que se pueden elegir, para esto se contempla  variables como: número de modelo, color, estilo, proveedor, entre otros.

a.    Si tiene una cantidad pequeña de inventario, podría ser más fácil llevar un control manualmente.

b.    Elegir un programa con el que te sea fácil trabajar, como Excel, o descargar un software para el control de inventario.

c.    Crear una hoja de cálculo con suficientes filas y columnas para identificar cada artículo del inventario. Incluye el artículo junto con su descripción, código, estilo o número de modelo. Anotar la fecha en la que se recibió, su precio, la cantidad y la fecha en la que se utilizó o se vendió.

4. Registrar el inventario

Elegir una herramienta de control de stock. La herramienta más adecuada dependerá de nuestro negocio y de la complejidad o cantidad de artículos que manejemos. Al organizar los artículos se pueden hacer que sea más fácil contarlos y registrar las cosas que tienes a tu disposición.

5. Realizar un inventario físico real

El conteo físico inicial es clave. Si este no es exacto, será imposible hacerlo coincidir con el conteo del inventario final.

6. Verificar el conteo del inventario

Se debe registrar la  entrada y salida de los productos, en la herramienta que utilices para el control de stocks. Esto te permitirá contar con información precisa al momento de la venta.

7. Programa el inventario

Agendar un día para realizar el inventario. Se puede realizar de forma mensual, trimestral o anual.

Calculo de Cantidad económica de pedido

Es el modelo fundamental para el control de inventarios. Es un método que, tomando en cuenta la demanda determinista de un producto (es decir, una demanda conocida y constante), el costo de mantener el inventario, y el costo de solicitar un pedido, produce como salida la cantidad óptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto. El principio del EOQ es simple, y se basa en encontrar el punto en el que los costos por pedir un producto y los costos por mantenerlo en inventario son iguales.

Los costos básicos

Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementación de este modelo están:

Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la verificación contra entrega. Estos se expresan en términos de gastos o costos por pedido.

Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son expresados en términos de costos por unidad por periodo.

Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.

Stock máximo

El máximo es la cantidad tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima.

Stock mínimo

El mínimo es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer, también es conocida como RESERVA, cantidad de materiales o de productos que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumos más rápidos, por salidas a producción o por ventas a clientes.

  

Punto de reorden

El punto de reorden es la cantidad mínima de existencia de un artículo, de modo que cuando el stock llegue a esa cantidad, el artículo debe reordenarse. Este término se refiere al nivel de inventario que activa una acción para reponer ese inventario en particular. Si el proceso de compra y el cumplimiento del proveedor en su entrega funcionan según lo planificado, el punto de reorden debería dar como resultado que la reposición del inventario llegue justo cuando se agote el último disponible. Así, no se interrumpen las actividades de producción y ventas, mientras se minimiza la cantidad total de inventario disponible.

Figura 1

Se debe volver a realizar un pedido antes que se agote el inventario, pero si se pide muy temprano, se gastará más por almacenar estos artículos en exceso. Si el pedido se realiza demasiado tarde, la insuficiencia generará clientes insatisfechos que buscarán ese producto en la competencia.

Establecer el punto de reorden permite reducir los gastos de inventario, al igual que garantiza que siempre haya suficiente stock para los clientes, incluso cuando las cosas cambien inesperadamente.

¿Cómo calcular el punto de reorden en inventarios?

Los dos factores que determinan el punto de reorden son:

a.    La demanda durante el tiempo de entrega, que es el inventario necesario durante el tiempo de entrega.

b.    El stock de seguridad, que es el nivel mínimo de inventario a mantener como protección contra posibles insuficiencias debido a fluctuaciones en la demanda o en el tiempo de entrega.

Se calcula de la forma siguiente:

Punto de reorden: Demanda durante el tiempo de entrega + stock de seguridad.

Demanda durante el tiempo de entrega

Se necesita conocer la demanda del artículo durante el tiempo de entrega, porque ese es el tiempo que habrá que esperar antes de que lleguen las nuevas existencias.

La reposición no llega de inmediato. Incluso si el proveedor tiene los artículos disponibles en stock, le llevará tiempo empacar el pedido y aún más tiempo enviarlo. Este tiempo de espera es lo que se conoce como tiempo de entrega. Tenemos:

Demanda durante el tiempo de entrega = demanda promedio diaria x tiempo de entrega en días.

La demanda promedio diaria se calcula tomando la demanda total en un período dado (mensual, anual, etc.), dividiéndolo por la cantidad de días que tenga ese período.

En la siguiente imagen se muestra el modelo de inventario con punto de reorden:

Figura 2

El punto de reorden puede ser diferente para cada artículo de inventario, ya que los artículos pueden tener una demanda diferente y pueden requerir de tiempos de entrega diferentes para recibir su reposición de parte del proveedor.

Stock de seguridad

La fórmula para el punto de reorden se basa en promedios; por tanto, la demanda en un momento dado puede estar por encima o por debajo de su nivel promedio.

El proveedor también puede entregar antes o después de los días previstos, pudiendo quedar algún inventario disponible cuando llegue la orden de reposición, o puede surgir una condición de desabastecimiento que impida que se produzca o se venda.

La determinación del stock de seguridad implica evaluar entre el riesgo de desabastecimiento que implica un cliente insatisfecho y la pérdida de ventas y el aumento de los costos asociados por tener un inventario adicional.

Figura 3

El stock de seguridad se calcula tomando en consideración la cantidad del artículo necesaria para cubrir una variación de la demanda y un riesgo proveedor. El stock de seguridad también se puede calcular con la fórmula matemática:

Figura 4

– Demanda promedio diaria Dm

– Desviación estándar del tiempo de entrega σD

– Tiempo promedio de entrega D

– Desviación estándar de la demanda σDm

– Coeficiente de seguridad u (de 0 a 4)

Control de inventario

La administración y gestión de las existencias y la venta de los productos se hacen imposible si no se lleva una monitorización de los inventarios de la empresa. El control y el manejo de los inventarios es imprescindible para poder conocer los costes de producción y la fijación de unos precios competitivos que nos permitan conseguir beneficios.

Sin embargo, cada empresa es un mundo ya que posee unas características propias que las diferencian de otras. Por ello, existen diferentes sistemas y métodos que nos permiten llevar de una forma u otra el control de los inventarios y la administración de los productos y existencias de nuestra empresa.

Sistemas de inventarios

Dependiendo de la periodicidad con la que se realicen los inventarios en una empresa, podemos distinguir dos tipos de sistemas de inventarios que poseen características diferenciadas.

Sistema de inventario perpetuo: Con este sistema, también denominado sistema permanente o constante, durante el día el día de la actividad de la empresa se realiza un inventario continuo a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta al cliente. De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido sin tener que para la actividad para realizar el inventario.

Sistema de inventario periódico: Al contrario que el anterior, en los sistemas de inventarios periódicos se contabiliza de forma continuada el inventario sino que se realiza de forma ocasional. Suele hacerse al final del ejercicio económico, aunque puede realizarse varias veces al año según las exigencias de la empresa. El problema de este tipo de inventarios es que, en ocasiones, se paraliza la actividad de la empresa para poder realizarlos.

Métodos de valuación de inventarios

Una de los objetivos más importantes en el control de inventarios es conocer cuál es el coste de tu inventario para saber el valor de tus productos, pero sobre todo para cuál es el precio de coste, y a partir de ahí poder definir cuál será el precio final del producto para el cliente.

Existen diferentes métodos:

Valoración por identificación específica: este sistema de valoración es el más certero ya que consiste en la identificación del precio de adquisición exacto de cada uno de los productos que tenemos.

Método PEPS: este el sistema de Primeras Entradas, Primeras Salidas, llamado en inglés FIFO (First in, First Out). Se basa en identificar el precio de coste del stock se basa en el coste que tuvieron al llegar al almacén.

Método UEPS: este el sistema denominado Últimas Entradas, Primeras Salidas, en inglés Método LIFO (Last in, First Out). Consiste en que las últimas entradas que se han adquirido son las primeras que debes salir. Esto significa que el precio de coste de los últimos productos que se han adquirido es el que se aplicará a las primeras salidas.

Método de Costo promedio: este método consiste en realizar la media de costes de todos los productos semejantes pero que se han adquirido a un precio diferente. Para ello, debemos de sumar el coste de todos los productos y dividirlo entre el número de productos que haya.

Métodos de control y técnicas de gestión de inventarios

Las empresas utilizan diferentes formas de gestión de su inventario según las características del modelo de negocio que posean. Existen diferentes formas de controlar y administrar las existencias de los inventarios dependiendo de las cantidades almacenadas y su clasificación.

Método ABC

Con este método se dividen las existencias de los inventarios en tres clases: A, B y C. Los productos se dividen en estos tres grupos por orden de importancia, que en este caso hace referencia al coste del precio del producto. Los de clase A serían, los más caros, los de B de precio medio y los C los de precio más reducido. Cuanto más caro es el producto, menor es la cantidad que suele haber. Este método ayuda al control de los inventarios, favoreciendo que no se produzca el desabastecimiento y mejorando la eficiencia empresarial. También se puede aplicar este método en el área comercial y realizar el análisis de ventas ABC para saber qué producto de nuestro inventario es el que más rentabilidad produce.

Modelo básica de Cantidad Económica de Pedido (CEP)

También conocido como Modelo EOQ, por sus siglas en inglés Economic Order Quantity, intenta establecer el mínimo coste del inventario a través de una fórmula matemática. Para ello, intenta establecer cuál será el pedido exacto y el momento de compra exacto que nos permitirá reducir al máximo los costes. Para ello, estudia diferentes variables que de forma matemática le permiten conocer la cantidad exacta de los pedidos.